En la Universidad Earth de Costa Rica se organizó un congreso centroamericano sobre liderazgo regional y juventud para Servas International, institución dedicada a la promoción de la paz y la diversidad cultural. El encuentro, de una semana de duración, contó con la participación de delegaciones de Panamá, Costa Rica, Honduras, Nicaragua, Guatemala, México y Argentina, así como invitados de Alemania y Estados Unidos.
Durante siete días la agenda articuló paneles, workshops, debates y grupos de trabajo con momentos recreativos y visitas a puntos de interés dentro del campus. El encuentro intentó abordar todos los ítems institucionales, el desarrollo de propuestas, la presentación de reportes, el diseño de presupuesto y otros temas aun más específicos. Además, se acentuó fuertemente el fortalecimiento de los lazos personales entre los asistentes, que desde sus comunidades trabajan a favor del liderazgo juvenil en organizaciones de la sociedad civil. La cena de bienvenida, los talleres lúdicos y los espacios de interacción social fueron tan cuidadamente atendidos como la revisión del material de las ponencias y el montaje de los talleres de trabajo.Esta particularidad fue muy apreciada por el grupo, lo cual fortaleció al altamente positivo resultado del congreso. Un marco sustentable. El centro de convenciones de la universidad aportó un marco verde, tanto por el entorno natural como por la atención al equilibrio ecológico. La gastronomía que se consume en el campus se abastece de granjas y corrales orgánicos propios cuya producción se ve mejorada constantemente por propuestas y proyectos de los estudiantes. Gran parte de la electricidad consumida en los edificios de la institución es generada a través de paneles solares y del simple proceso de aprovechamiento del gas metano proveniente de los excrementos de los animales de criadero. Las habitaciones, dispuestas en cabañas en diferentes sectores, se conectan entre sí y con los salones, comedores y laboratorios por medio de un servicio regular de minibuses propulsados a biodiesel.
El sol, el verde y los aromas, protagonistas de este evento, fueron capitalizados como elementos distintivos en el diseño de las jornadas. Baste señalar como ejemplo que todos los salones eran decorados a diario con flores naturales de los propios jardines de la universidad, en tanto el camino desde la sala
de conferencias a las habitaciones bordeaba piscinas, grupos de estudiantes dispersos en espacios verdes y pájaros de todos los tamaños y colores, que actuaban con total naturalidad ante los grupos que circulaban.
Capitalizar la oferta del lugar fue un gran acierto. Todo el evento se organizó en relación a las facilidades y ventajas que la universidad ofrece. La interacción directa del grupo con los estudiantes de la Earth fue muy apreciada y el estilo amigable de la institución para con el medio ambiente tiñó el congreso de un verde muy atractivo.
Algunos de los momentos más representativos de la semana fueron las visitas a los proyectos de la universidad: plantaciones intensivas de frutas tropicales; aprovechamiento de desperdicios; maximización del rinde de la planta de café, cría y manipulación de ganado a escala doméstica. Y como broche de oro, el cierre de la semana fue la presencia de la agrupación juvenil de la Orquesta Sinfónica Nacional de Costa Rica.
Ser parte de la organización de eventos de este carácter es un privilegio y una enorme oportunidad para crecer profesional y personalmente. Son esas pequeñas grandes oportunidades en las que se puede demostrar la capacidad de trabajo y enriquecerse con nuevos conocimientos. El equipo organizador es el interlocutor constante con los panelistas, asistentes y personal del lugar. Es el proveedor de soluciones que deben aparecer antes que el problema. Micrófonos chequeados, menúes revisados, comunicación sobre el orden del día cada mañana en las habitaciones antes del desayuno y revisión del material para la siguiente jornada después de terminadas las actividades de cada día. Un trabajo integral que permite manejar las riendas
del congreso sin encorsetar al grupo en una agenda rígida.
Sin dudas, la búsqueda de excelencia en el desarrollo de eventos no es ajena tampoco a las instituciones y entidades sin fines de lucro. Ya sean de corte civil, académico o cualquier otro, es un hecho que las conferencias, congresos, exposiciones o seminarios deben responder a una planificación y diseño especial que tengan en cuenta no sólo el aspecto logístico sino también los contenidos, la dinámica y la operatividad, sin perder de vista el aspecto humano.
Sugerencia de Pablo J. Chufeni
Cualquiera sea el perfil del evento (científico, político, religioso, etc.) no debe alejar a los organizadores de la sensibilidad y registro humano de su desarrollo. Una conferencia que satura a los oyentes no será una buena conferencia. Un congreso que no cuenta con momentos de sociabilización no será un buen congreso. Tener presente que los asistentes son personas con particularidades y necesidades especificas es el secreto del éxito, una verdad que nunca será suficientemente repetida.